Jueves, 16 de Julio de 2015
La correspondencia:
Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.
Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
- Por el destino: Públicas y Privadas
- Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
- Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular y oficial.
- Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
- Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
- Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
- Por su tramitación: Postal y Telegráfica
- Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su , se divide en:
- Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
- Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario
- Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo
- Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
- Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
- Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación
- Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
- Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras
- Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
- Cortas: Cuando contienen cien palabras
- Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación
División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro
- Correspondencia comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
- Correspondencia Familiar y amistosa:
La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.
- Correspondencia Oficial:
Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos , municipales, estadales, etc.
Estilos de correspondencia
Existen tres estilos de correspondencia: Estilo semibloque, bloque o bloque extremo.
- La forma tradicional de escribir cartas es en estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda, es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación) al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.
El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.
3. Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.
Clasificación de la correspondencia
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
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Manejo de la Correspondencia
CIRCULARES
Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por escrito.
MEMORANDOS
Son comunicaciones internas que se utilizan para impartir información,orientaciones y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdo con el contenido puede generar una respuesta escrita.
ACTAS ADMINISTRATIVAS
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión
CONSTANCIAS
Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
CERTIFICADOS
Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,ceremonia, juramento o norma.
Documento de oficina
I
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
- Nombre(s) de a quien se dirige.
- Nombre(s) del remitente(s).
- Fecha.
- Asunto.
- Escrito redactado brevemente.
- Firma(s).
Extensiones de una Carta Comercial
Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego (HOJA) Mas de 300 son cartas de varios pliegos (HOJAS)
Presentación de la Carta Comercial
En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas básicas para no cometer errores en el momento de su presentación, que podrían costa el éxito de un proyecto empresarial.
• En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno.
• El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redacción clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida.
• Las cartas comerciales tendrán espacios y márgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo.
• Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centímetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuación se realizará el mismo proceso que en las demás correspondencia.
• La correspondencia comercial jamás se debe escribir a mano o máquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologías de información manejan el panorama empresarial, dejaría mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora.
Puntuación de una Carta Comercial
- Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
- Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.
- Mixta o corriente: combina los dos estilos.
El memorando o memorándum
Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
Características.
Por su carácter funcional, esta comunicación tiene empleo muy extendido, en primer lugar, identifica rápidamente los tres factores básicos del acto comunicativo: emisor, receptor y mensaje. En segundo término, puede contener variados tipos de mensaje: órdenes, instrucciones, informes. A veces reemplaza a la carta.
Estructura
Encabezamiento. Consta de membrete, número de orden, fecha, emisor (identificado con la palabra DE en mayúscula), receptor (identificado con la letra A en mayúscula) y referencia que es equivalente a la materia del mensaje. Cuando el destinatario tiene cierto grado de autoridad, suele emplearse vocativo por razones psicológicas.
Cuerpo. Consiste en la exposición directa y breve del asunto que motiva el mensaje.
Final. Frase de saludo, firma, nombre y cargo del emisor, si hay inclusos o anexos se especifican abajo al lado izquierdo.
De acuerdo a lo explicado, podemos concluir que la correspondencia interna es todo tipo de escritos entre dos o más secciones o departamentos de la misma empresa que se transmiten sobre asuntos de trabajo y la producción. Este tipo de correspondencia constituye un medio sencillo, rápido y eficaz de comunicar mensajes. Es útil hacer notar que no todos los memorándum tienen el mismo modelo o estructura. Las empresas, en general, elaboran sus formatos específicos y por lo común con espacios en blanco donde insertan los elementos básicos como fecha, emisor, receptor, asunto o referencia, texto y firma del autor.
EJEMPLO DE MEMORÁNDUM
IMPRESO DE MEMORÁNDUM
Asistente para elaborar cartas:
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ASISTENTE PARA ELIMINAR CARTA
Permite generar un documento con campos y modificar sólo los datos variables sin que se altere la estructura general del documento.
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